Personal finden als kleine Praxis: MFA gewinnen ohne großes Werbebudget

Der Kern: Kanäle vor Kampagnen

Eine offene MFA-Stelle lässt sich auch mit kleinem Budget besetzen. Voraussetzung ist, dass Sie auf die Kanäle setzen, die für Ihre Praxisgröße tatsächlich etwas bringen, statt auf ein teures Anzeigenpaket zu hoffen. Empfehlungen aus dem eigenen Team, eine ehrliche und klar formulierte Stellenanzeige, Kontakt zu Berufsschulen und etwas Sichtbarkeit im Netz – das bringt in der Praxis oft mehr als eine einzelne kostspielige Kampagne. Wie sich diese Wege konkret nutzen lassen, zeigt der folgende Beitrag.

Warum MFA-Stellen aktuell besonders lange offen bleiben

Die Bundesagentur für Arbeit bewertet einmal im Jahr, in welchen Berufen sich offene Stellen besonders schwer besetzen lassen, und führt diese in ihrer Fachkräfteengpassanalyse als Engpassberufe. Die Ausgabe 2025 zählt 157 davon, nach 163 im Jahr zuvor; Engpässe sieht die Bundesagentur vor allem in Pflegeberufen und in medizinischen Berufen. Wichtig ist die Einordnung, die sie selbst dazu macht: Belege für einen allgemeinen Arbeitskräftemangel gibt es demnach nicht, in etlichen anderen Berufen übersteigt das Angebot an Arbeitskräften die Nachfrage sogar deutlich. Für Ihre Praxis ist der Engpass trotzdem vermutlich kein abstraktes Thema, sondern Alltag.

Warum wird überhaupt gesucht? Das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung hat Praxen dazu befragt; der Verband medizinischer Fachberufe hat 2021 darüber berichtet, erhoben wurden die Daten für die Jahre 2019/2020. Als Hauptgründe für die Personalsuche wurden Abwanderung des bestehenden Personals, der Ausgleich von Mutterschutz- und Elternzeitphasen, Kündigungen ungeeigneten Personals sowie die Abwanderung selbst ausgebildeter Fachkräfte genannt. Bei der Suche selbst zeigen sich ähnliche Muster: zu geringe Qualifikation der Bewerberinnen und Bewerber, fehlende Bewerbungen auf die Anzeige sowie nicht realisierbare Gehalts- oder Arbeitszeitvorstellungen waren die am häufigsten genannten Schwierigkeiten.

Das macht deutlich: Die Suche ist selten ein reines Reichweitenproblem. Oft entscheidet sich schon vorher, ob eine Anzeige überhaupt zu den Erwartungen der Praxis passt – und ob genug realistische Kanäle bespielt werden.

Kostenlose und günstige Wege zu neuen Bewerbungen

Bevor Geld in eine Anzeige fließt, lohnt sich ein Blick auf die Kanäle, die nichts oder wenig kosten.

Empfehlungen aus dem eigenen Team

Ihr Team kennt oft Kolleginnen und Kollegen aus der Ausbildung, aus früheren Stellen oder aus dem privaten Umfeld, die grundsätzlich offen für einen Wechsel wären. Ein kurzer, unaufdringlicher Hinweis im Team – „Wir suchen Verstärkung, kennt jemand jemanden?" – kostet nichts. Und er trifft oft genauer als eine breite Anzeige, weil die Vorauswahl schon über persönliches Vertrauen läuft.

Kooperation mit Berufsschulen und Praktika

Berufsschulen für MFA und ZFA sind an Praxen interessiert, die Praktikumsplätze anbieten oder sich bei Ausbildungsmessen zeigen. Wer dort präsent ist, wird für angehende Fachkräfte sichtbar – oft lange bevor eine konkrete Stelle überhaupt ausgeschrieben wird. Auch ein kurzer Kontakt zur örtlichen Agentur für Arbeit lohnt sich: Die Jobbörse der Bundesagentur ist für Arbeitgeber kostenlos nutzbar.

Sichtbarkeit über Google Jobs und eine eigene Karriereseite

Viele Bewerberinnen und Bewerber suchen heute direkt über Google statt über einzelne Jobportale. Damit eine Stellenanzeige dort auftaucht, muss sie technisch entsprechend ausgezeichnet sein. Das lässt sich selbst umsetzen, wenn die Praxis-Website das unterstützt, oder über eine Plattform, die diesen Teil automatisch übernimmt. Jobplattformen wie luna Jobs bieten dafür eine eigene Karriereseite, bei der Stellen zusätzlich bei Google Jobs erscheinen. Das ist keine Pflicht, sondern eine von mehreren Optionen – es funktioniert auch ohne zusätzliches Werkzeug, wenn die Anzeige selbst entsprechend gepflegt wird.

Eine Stellenanzeige, die wirklich gelesen wird

Bringt eine Anzeige zu wenig Bewerbungen, liegt das selten allein an der Reichweite. Häufiger fehlen konkrete Angaben, die Bewerberinnen und Bewerber tatsächlich brauchen, um sich zu entscheiden:

• Aufgabenbereich so konkret wie möglich, nicht nur „vielseitige Tätigkeit"
• Arbeitszeitmodell und Teamgröße, damit sich jemand ein reales Bild machen kann
• Ein Gehaltsrahmen oder zumindest ein nachvollziehbarer Bezug, etwa auf den Gehaltstarifvertrag für MFA – dort gilt seit dem 1. Januar 2026 die zweite, höhere Gehaltstabelle desselben Vertrags
• Ein klarer, niedrigschwelliger Kontaktweg – nicht nur eine allgemeine Praxis-E-Mail-Adresse, die selten kontrolliert wird

Gerade der letzte Punkt kostet nichts, wird aber häufig unterschätzt. Bleibt eine Bewerbung tagelang unbeantwortet, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Person zwischenzeitlich anderswo bewirbt.

Ausbildung als langfristige Lösung

Ausbildung wirkt nicht sofort, ist aber ein bewährter Ansatz, um dem Engpass strukturell zu begegnen. Rund 61 Prozent der befragten vertragsärztlichen Praxen gaben an, aktuell auszubilden, früher ausgebildet zu haben oder das zu planen. Der Beruf selbst ist bei jungen Menschen weiterhin gefragt: Bei den Frauen führte die Medizinische Fachangestellte 2025 die Rangliste der Ausbildungsberufe an, mit 16.680 neu abgeschlossenen Ausbildungsverträgen. Interesse am Beruf ist also grundsätzlich vorhanden – die eigentliche Herausforderung liegt darin, junge Menschen konkret auf die eigene Praxis aufmerksam zu machen. Praktika, Schulkontakte oder eine früh ausgeschriebene Ausbildungsstelle helfen dabei mehr als eine Anzeige kurz vor Ausbildungsbeginn.

Auch für kleine Praxen ist das machbar, solange die Erwartung realistisch bleibt: Ausbildung bindet Zeit für Anleitung, zahlt sich dafür aber oft über mehrere Jahre stabiler Beschäftigung wieder aus.

Teilzeit und flexible Modelle als Vorteil nutzen

Nicht jede offene Stelle muss in Vollzeit ausgeschrieben werden. Wird eine Stelle öffentlich oder intern ausgeschrieben, lohnt sich ohnehin die Prüfung, ob sie sich für Teilzeit eignet. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz sieht vor: Der Arbeitgeber hat einen Arbeitsplatz, den er öffentlich oder innerhalb des Betriebes ausschreibt, auch als Teilzeitarbeitsplatz auszuschreiben, wenn sich der Arbeitsplatz hierfür eignet.

Für die Praxis heißt das: Eine explizit teilzeitfähig ausgeschriebene Stelle erreicht zusätzlich Wiedereinsteigerinnen nach Elternzeit, Menschen mit familiären Verpflichtungen oder Fachkräfte, die bewusst reduziert arbeiten möchten – eine Zielgruppe, die bei starren Vollzeit-Ausschreibungen häufig von vornherein abspringt. Das kostet nichts zusätzlich, erweitert aber den Kreis möglicher Bewerbungen spürbar.

Den Bewerbungsprozess einfach halten

Selbst eine gute Anzeige verliert an Wirkung, wenn der Weg danach zu umständlich ist. Ein kurzer, klar strukturierter Ablauf hilft: Eingang der Bewerbung bestätigen, zeitnah ein erstes Gespräch anbieten, Entscheidungen nicht unnötig hinauszögern. Das lässt sich mit einem einfachen Kalender und einer festen Ansprechperson im Team organisieren, ganz ohne zusätzliches Werkzeug. Wer den Aufwand reduzieren möchte, kann auch auf eine Plattform wie luna Jobs zurückgreifen, bei der Bewerberinnen und Bewerber ihren Gesprächstermin selbst wählen und per WhatsApp an Termine erinnert werden. Notwendig ist das aber nicht – entscheidend ist vor allem, dass im Team jemand klar dafür verantwortlich ist, dass Bewerbungen zügig bearbeitet werden.

Wenn aktuell keine passende Bewerbung eingeht

Nicht jede Suche endet sofort erfolgreich, und das ist bei der aktuellen Marktlage kein Zeichen dafür, dass in der Praxis etwas falsch läuft. Sinnvoll ist es trotzdem, interessierte Kontakte nicht einfach verstreichen zu lassen: Wer sich aktuell nicht bewirbt, aber ausdrücklich einwilligt, dass Sie die Daten für einen späteren Kontakt speichern dürfen, lässt sich in einer einfachen Liste oder einem digitalen Talentpool sammeln. So beginnt die nächste Vakanz nicht wieder bei null, sondern mit einer kleinen Auswahl an Menschen, die Interesse an der Praxis signalisiert haben.

Diese Einwilligung ist keine Formsache. Bewerberinnen und Bewerber gelten nach Paragraf 26 Absatz 8 Satz 2 BDSG als Beschäftigte, und für deren Einwilligung verlangt Paragraf 26 Absatz 2 BDSG die Schrift- oder die elektronische Form. Eine kurze Bestätigung per E-Mail reicht also, ein mündliches Ja am Tresen nicht. Halten Sie darin fest, wozu und wie lange Sie die Daten speichern und dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann. Nachweisen müssen Sie die Einwilligung im Zweifel selbst, so steht es in Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Stellenanzeigen dürfen außerdem niemanden benachteiligen, etwa wegen Alter oder Geschlecht: Nach Paragraf 11 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes darf ein Arbeitsplatz nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot ausgeschrieben werden. In der Praxis hängt das meist an einer Kleinigkeit, nämlich an der geschlechtsneutralen Formulierung. Üblich ist der Zusatz m/w/d hinter der Berufsbezeichnung, also etwa „Medizinische Fachangestellte (m/w/d)". Im Zweifel lohnt sich eine kurze arbeitsrechtliche Prüfung, statt sich auf Vermutungen zu verlassen.

Kurz zusammengefasst

Der größte Hebel für kleine Praxen liegt selten im Werbebudget, sondern in der Kombination aus mehreren kostenlosen Kanälen, einer ehrlichen Anzeige und einem Bewerbungsprozess, der niemanden unnötig warten lässt. Ausbildung und Teilzeitmodelle erweitern den Kreis möglicher Bewerbungen zusätzlich – auch ganz ohne große Kampagne.