MFA finden im Personalmangel: Wie Praxen Bewerberinnen und Bewerber überzeugen

Die Stellenanzeige hängt seit acht Wochen auf der Website, bei Indeed und im Schaufenster. Zwei Bewerbungen sind eingegangen, keine davon passt wirklich. Das Team arbeitet mit einer Kollegin weniger, die Telefone klingeln länger durch, und die Praxisinhaberin fragt sich, ob sie etwas falsch macht. So oder ähnlich sieht der Alltag in vielen Praxen aus – nicht als Ausnahme, sondern als Dauerzustand. Wer in dieser Lage steckt, sucht selten nach der einen großen Lösung, sondern nach konkreten, umsetzbaren Stellschrauben. Genau darum geht es im Folgenden.

Warum MFA gerade jetzt so schwer zu finden sind

Der Wettbewerb um medizinische Fachangestellte hat sich verschärft. Praxen konkurrieren nicht nur untereinander, sondern auch mit Kliniken, Verwaltungen und anderen Arbeitgebern, die teils flexiblere Arbeitszeiten oder andere Rahmenbedingungen bieten. Wer eine Stelle ausschreibt, merkt das zuerst daran, dass schlicht wenig passiert – und dann daran, dass die wenigen Reaktionen oft nicht zur Stelle passen.

Laut Zi nennen Praxen bei der Personalsuche vor allem zwei Hürden: Bewerbungen bleiben aus, und wo sich jemand meldet, passt die Qualifikation häufig nicht zur ausgeschriebenen Stelle. Das deckt sich mit vielen Erfahrungsberichten aus der Praxis selbst. Es handelt sich also nicht um ein Einzelschicksal, sondern um eine strukturelle Lage, die sich mit gutem Willen allein nicht lösen lässt. Für die einzelne Praxis bedeutet das vor allem eines: Wer darauf wartet, dass sich die passende Bewerberin von selbst meldet, wartet in der Regel zu lange.

Hinzu kommt ein zweiter, oft unterschätzter Effekt: Auch gut ausgebildetes eigenes Personal bleibt nicht automatisch. Eine Zi-Befragung ergab, dass über die Hälfte der MFA nach Abschluss ihrer Ausbildung den Ausbildungsbetrieb wieder verlassen hat. Wer allein auf die eigene Ausbildung setzt, löst das Problem damit bestenfalls zur Hälfte – und sollte von Anfang an mit einer gewissen Fluktuation rechnen, statt sie als persönliches Versagen zu werten.

Der erste Eindruck entsteht online

Bevor sich jemand bei Ihnen bewirbt, informiert sich die Person fast immer zuerst im Internet. Für Patientinnen und Patienten ist das belegt: Laut Bitkom liest etwa ein Drittel vor dem Arztbesuch Online-Bewertungen. Eine belastbare Zahl speziell für Bewerberinnen und Bewerber gibt es zwar nicht, doch vieles spricht dafür, dass ähnliche Mechanismen auch bei der Arbeitgeberwahl greifen. Wer sich beruflich verändern möchte, informiert sich kaum anders als jemand, der einen neuen Hausarzt sucht.

Praktisch bedeutet das: Eine veraltete Website mit einem Stellenangebot von 2019, ein Google-Profil ohne Antworten auf Bewertungen oder ein kaum auffindbares Impressum wirken nicht neutral. Sie wirken wie ein Hinweis darauf, wie der Laden geführt wird. Wer unsicher ist, wie die eigene Seite aus Bewerbersicht ankommt, kann das mit einem kostenlosen Website-Check prüfen lassen, statt zu raten, woran es eigentlich liegt.

Das heißt nicht, dass jede Praxis eine aufwendige Karriereseite braucht. Oft reicht es, wenn die Stellenanzeige aktuell, leicht auffindbar und ehrlich formuliert ist – genau daran scheitert es aber überraschend häufig. Schon kleine Korrekturen, etwa ein aktuelles Datum oder ein funktionierender Bewerbungslink, machen hier mehr Unterschied, als man zunächst vermuten würde.

Stellenanzeigen, die wirklich etwas sagen

Viele Stellenanzeigen der Branche ähneln sich bis zur Austauschbarkeit: „dynamisches Team", „abwechslungsreiche Tätigkeit", „attraktive Vergütung". Solche Formulierungen sagen letztlich nichts und werden von erfahrenen Bewerberinnen längst überlesen. Konkrete Angaben wirken dagegen wie eine kleine Ausnahme und fallen entsprechend auf, gerade weil sie so selten geworden sind.

Eine Anzeige, die Vertrauen schafft, enthält in der Regel:

• die tatsächlichen Aufgaben, nicht nur den Berufstitel – also konkret benannt, etwa Blutentnahme, Terminmanagement oder Abrechnung
• einen realistischen Gehaltsrahmen oder zumindest die Tarifbindung, statt „nach Vereinbarung"
• die tatsächliche Arbeitszeit samt möglicher Teilzeitmodelle, da Flexibilität für viele Bewerberinnen ein zentrales Kriterium ist
• einen Hinweis auf das Team, etwa die Teamgröße oder wie lange die dienstälteste Mitarbeiterin schon dabei ist

Das klingt banal, und ein Stück weit ist es das auch. Doch genau diese Informationen fehlen in vielen Anzeigen – und ihr Fehlen kostet Bewerbungen, bevor überhaupt ein Gespräch zustande kommt. Wer sich die Mühe macht, diese vier Punkte einmal sauber auszuformulieren, hat oft schon den größten Teil der Arbeit erledigt.

Vorstellungsgespräch und Einarbeitung entscheiden mehr als das Gehalt

Wer es bis zum Gespräch geschafft hat, achtet selten zuerst auf das Gehalt. Wichtiger ist meist, ob die Chemie im Team stimmt und ob klar wird, wie der Arbeitsalltag konkret aussieht. Ein Gespräch, das nur aus Fragen an die Bewerberin besteht, hinterlässt wenig Eindruck. Schaut dagegen das Team kurz vorbei, oder wird ein typischer Tagesablauf skizziert, bleibt deutlich mehr hängen – und die Bewerberin kann besser einschätzen, ob sie sich den Alltag in dieser Praxis vorstellen kann.

Die ersten Wochen im neuen Job entscheiden dann häufig über die Bindung. Eine feste Ansprechperson, ein grober Einarbeitungsplan und realistische Erwartungen an die Lernkurve machen hier mehr Unterschied als ein Begrüßungsgeschenk. Wer am ersten Tag direkt allein an der Anmeldung steht, zieht daraus schnell Schlüsse über den gesamten Betrieb. Gerade weil laut Zi viele frisch ausgebildete MFA ihren Ausbildungsbetrieb wieder verlassen, lohnt es sich, diesen Übergang bewusst zu gestalten – egal ob bei neu Eingestellten oder bei eigenen Azubis nach der Prüfung.

Eigene Ausbildung: Chance und Grenzen

Die eigene Ausbildung bleibt trotz allem ein sinnvoller Weg, auch wenn sie keine Garantie bietet. Laut KBV setzen sich Kassenärztliche Bundesvereinigung und Bundesärztekammer dafür ein, mehr Schulabgängerinnen und Schulabgänger für den Beruf zu gewinnen, weil an anderer Stelle schlicht Nachwuchs fehlt. Eine Praxis, die selbst ausbildet, sichert sich zumindest für die Ausbildungszeit verlässliches Personal und lernt die künftige Fachkraft über drei Jahre kennen, statt nach einem einzigen Gespräch zu entscheiden. Das verschafft beiden Seiten mehr Sicherheit, als es ein klassisches Vorstellungsgespräch je könnte.

Die Grenzen sind damit aber auch benannt. Ausbildung bindet Zeit der Praxisleitung und der anleitenden Kolleginnen, und ein Teil der Ausgebildeten wechselt trotzdem die Stelle. Wer ausbildet, sollte das als langfristige Investition verstehen – nicht als schnelle Lösung für eine akut offene Stelle. Wer heute eine Zusage braucht, wird mit einem neuen Ausbildungsplatz allein nicht weit kommen.

Parallel dazu lohnt sich der Blick auf das bestehende Team. Sind Mitarbeiterinnen durch wiederkehrende Fragen am Telefon überlastet, verschärft das den Druck zusätzlich und macht offene Stellen noch dringlicher, weil ohnehin schon knappe Kapazitäten weiter aufgerieben werden. Ein Werkzeug wie der Vorsorge-Checker, der Patientinnen und Patienten direkt auf der Praxis-Website zeigt, welche Kassen-Vorsorgeuntersuchungen ihnen zustehen, nimmt dem Team zumindest einen Teil dieser Routineanfragen ab. Das löst den Personalmangel nicht, verschafft aber Luft, bis eine neue Stelle besetzt ist – und genau diese Luft fehlt in angespannten Phasen oft am meisten.

Fazit: Womit anfangen?

Nicht jede Praxis braucht sofort eine neue Ausbildungsstelle oder eine überarbeitete Website. Wer aber seit Monaten erfolglos sucht, sollte zunächst zwei Dinge prüfen: Stimmt die Stellenanzeige inhaltlich, oder steht da nur austauschbare Floskelprosa? Und wirkt der erste digitale Eindruck der Praxis so, wie das Team tatsächlich arbeitet? Beides lässt sich in wenigen Stunden ändern – und macht oft mehr Unterschied als gedacht, weil beide Punkte direkt beeinflussen, ob eine Bewerbung überhaupt zustande kommt.

Für alles Weitere gilt dasselbe wie bei der Patientengewinnung: Ehrlichkeit schlägt Hochglanz. Eine Anzeige, die zeigt, wie der Alltag wirklich aussieht, zieht am Ende die Bewerberinnen und Bewerber an, die auch bleiben. Wer dazu noch die Einarbeitung ernst nimmt, legt den Grundstein dafür, dass sich der Aufwand der Suche auch langfristig auszahlt. Weitere Praxisbeispiele und Hintergründe zur Personalgewinnung finden Sie im Bereich Bewerber gewinnen, weitere Themen rund um den Praxisalltag im Ratgeber.