Gehalt als MFA verhandeln: Vorbereitung, Argumente, richtiger Zeitpunkt

Gehalt als MFA verhandeln: der Kern in Kürze

Drei Dinge entscheiden über ein gutes Gehaltsgespräch: der passende Zeitpunkt, eine Vorbereitung mit belastbaren Zahlen und Argumente, die deine Leistung sichtbar machen. Wer nur "ich brauche mehr Geld" sagt, bekommt selten eine Zusage. Wer dagegen weiß, welche Tätigkeitsgruppe zur eigenen Arbeit passt, was der Tarif dafür vorsieht und welche zusätzlichen Aufgaben man übernommen hat, verhandelt auf Augenhöhe.

Viele MFA scheuen dieses Gespräch, weil es sich nach Konfrontation anfühlt. Dabei ist es im Kern ein sachliches Update: Du beschreibst, wie sich deine Aufgaben entwickelt haben, und fragst, ob sich das auch im Gehalt widerspiegeln kann. Das ist kein Vorwurf an deine Praxisleitung, sondern ein normaler Teil der Zusammenarbeit, ähnlich wie ein Gespräch über den Dienstplan oder die Urlaubsplanung. Je öfter du dir diesen Rahmen bewusst machst, desto leichter fällt dir der erste Satz.

Wie du das Gespräch vorbereitest, welche Argumente wirklich zählen und wann der richtige Moment dafür ist, zeigt dieser Beitrag Schritt für Schritt.

Warum der Zeitpunkt so wichtig ist

Ein Gehaltsgespräch braucht einen Anlass, an dem sich deine Praxisleitung orientieren kann. Ohne einen solchen Anlass wirkt die Bitte um mehr Gehalt schnell beliebig, selbst wenn sie berechtigt ist. Gute Momente dafür:

• nach der Probezeit, wenn sich gezeigt hat, dass du zuverlässig läufst
• nach einer abgeschlossenen Fort- oder Weiterbildung
• wenn du dauerhaft neue Aufgaben übernommen hast, etwa in der Abrechnung, im Qualitätsmanagement oder als Ansprechperson für neue Kolleginnen
• im jährlichen Mitarbeitergespräch, falls es das in deiner Praxis gibt
• zu Beginn eines neuen Kalenderjahres, wenn ohnehin über Personalplanung gesprochen wird

Ungünstig ist ein Zeitpunkt mitten im Praxisstress, etwa während einer Grippewelle, oder direkt nach einem Konflikt im Team. Auch kurz nach einer wirtschaftlich schwierigen Phase der Praxis ist selten der beste Moment. Stell dir vor, die Praxis hat gerade eine neue, teure Praxissoftware angeschafft oder musste kurzfristig eine Vertretung einstellen, weil eine Kollegin ausgefallen ist. In solchen Wochen ist die Aufmerksamkeit für Gehaltsfragen naturgemäß gering, selbst bei einer grundsätzlich wohlwollenden Praxisleitung.

Frag im Zweifel aktiv nach einem Termin, statt auf den perfekten Moment zu warten. Ein Satz wie "Ich würde gern in den nächsten Wochen kurz über meine Aufgaben und mein Gehalt sprechen. Wann passt es Ihnen?" ist ein klarer, unaufgeregter Einstieg. Damit gibst du deiner Praxisleitung auch die Möglichkeit, sich selbst vorzubereiten, statt spontan reagieren zu müssen. Das erhöht die Chance auf eine durchdachte statt einer reflexhaften Antwort.

Vorbereitung: Deine Zahlen kennen

Bevor du ins Gespräch gehst, solltest du wissen, wo du tariflich stehst. Das gilt auch dann, wenn deine Praxis nicht tarifgebunden ist, denn der Tarifvertrag bleibt ein anerkannter Orientierungspunkt in der Branche und wird von vielen Praxisleitungen auch dann als Maßstab akzeptiert, wenn sie selbst nicht formal daran gebunden sind.

Für die Eingruppierung zählen zwei Dinge: deine Tätigkeitsgruppe, die sich nach Qualifikation, Selbstständigkeit und Verantwortung richtet, und deine Berufsjahre. Überlege dir konkret, welche Tätigkeiten du im Alltag eigenständig übernimmst, etwa ob du Patientinnen und Patienten selbstständig durch die Sprechstunde führst, ob du bei schwierigen Fällen mitentscheidest oder ob du im Wesentlichen nach klaren Anweisungen arbeitest. Diese Unterschiede wirken sich direkt auf die Tätigkeitsgruppe aus und sind ein guter Ausgangspunkt, um die eigene Einstufung realistisch einzuschätzen.

Ein Detail, das viele nicht kennen: Elternzeit wird nicht einfach aus der Berechnung gestrichen. Unterbrechen MFA ihre berufliche Tätigkeit wegen Erziehungsurlaub oder Elternzeit, wird diese Zeit zur Hälfte auf die Berufsjahre angerechnet. Das kann relevant werden, wenn du nach einer Familienpause zurückkommst und deine Einstufung neu berechnet wird. Gerade nach dem Wiedereinstieg lohnt es sich, diese Berechnung selbst nachzuvollziehen, statt sich blind auf die Angabe der Praxis zu verlassen. Ein kurzer Abgleich mit dem aktuellen Tarifvertrag zeigt dir, ob die genannte Berufsjahresstufe tatsächlich stimmt.

Um deine aktuelle Tarifstufe und ein realistisches Vergleichsgehalt zu ermitteln, hilft dir ein Blick in den Gehaltsrechner. Er zeigt dir, wo du auf Basis des jeweils geltenden Tarifvertrags stehst, kostenlos und unabhängig davon, ob deine Praxis tarifgebunden ist. Nimm dir dafür ruhig ein paar Minuten in Ruhe, am besten nicht kurz vor dem Gespräch selbst, sondern schon einige Tage vorher, damit du die Zahlen verinnerlicht hast und im Gespräch nicht erst nachrechnen musst.

Argumente, die im Gespräch zählen

Gute Argumente drehen sich um deine tatsächliche Arbeit, nicht um allgemeine Wünsche. Überlege dir vorher konkret:

• Zusätzliche Aufgaben: Hast du in den letzten Monaten Aufgaben übernommen, die vorher nicht zu deiner Stelle gehörten? Zum Beispiel Abrechnung, Terminplanung für ein neues Behandlungsangebot oder Einarbeitung neuer Kolleginnen.
• Fortbildungen: Welche Kurse oder Zertifikate hast du abgeschlossen, und wie wirken sie sich auf deine tägliche Arbeit aus?
• Verlässlichkeit: Wie lange bist du schon dabei, und wie hat sich deine Rolle im Team seitdem entwickelt?
• Vergleichswerte: Was zeigt der aktuelle Tarifvertrag für deine Tätigkeitsgruppe und deine Berufsjahre, Stand Januar 2025?

Notiere dir diese Punkte stichwortartig, am besten mit konkreten Beispielen statt allgemeiner Sätze. "Ich kümmere mich seit einem Jahr eigenständig um die Terminplanung für die neue Sprechstunde" wirkt überzeugender als "ich mache viel mehr als früher". Genauso hilft es, wenn du dir vorab notierst, wie oft du bestimmte Aufgaben in einer typischen Woche übernimmst. Übernimmst du zum Beispiel regelmäßig die Einweisung neuer Auszubildender in Abläufe, ist das ein konkretes, überprüfbares Argument, das sich von einer vagen Aussage über "mehr Verantwortung" deutlich abhebt.

Es lohnt sich auch, kurz aufzuschreiben, was sich seit deinem letzten Gehaltsgespräch oder seit deiner Einstellung verändert hat. Vielleicht arbeitest du inzwischen auch samstags im Notdienst mit, hast zusätzliche Aufgaben im Bereich Hygiene übernommen oder bist Ansprechperson für ein neues Abrechnungssystem geworden. Solche Veränderungen gehen im Alltag oft unter, weil sie sich schleichend ergeben haben. Im Gespräch selbst erinnern sie deine Praxisleitung daran, wie viel sich tatsächlich getan hat.

Die aktuelle Arbeitsmarktlage kannst du zusätzlich einordnen, ohne sie überzustrapazieren. Zu den Berufen mit den stärksten Engpässen zählten 2024 weiterhin vor allem Pflege- und Gesundheitsberufe. Das heißt nicht, dass dir automatisch mehr Geld zusteht. Es zeigt aber, dass qualifizierte Fachkräfte im Gesundheitswesen gefragt sind. Nutze diesen Punkt sachlich, nicht als Drohung, etwa in Form eines kurzen Hinweises darauf, dass gute MFA aktuell nicht leicht zu finden sind und du dich bewusst für den Verbleib in der Praxis entscheidest.

Das Gespräch selbst

Ein Gehaltsgespräch läuft meist in drei Schritten ab. Zuerst schilderst du kurz den Anlass: seit wann du in der Praxis bist, welche Aufgaben du übernimmst, was sich verändert hat. Dann folgt deine konkrete Bitte, am besten mit einer Zahl oder Spanne, die du vorher recherchiert hast. Zum Schluss lässt du Raum für die Reaktion deiner Praxisleitung und bleibst auch bei einem ersten Zögern sachlich.

Ein Beispiel für den Einstieg: "Ich arbeite jetzt seit zwei Jahren hier und habe im letzten Jahr die Fortbildung zur Abrechnungsspezialistin abgeschlossen. Seitdem übernehme ich die komplette Privatabrechnung eigenständig. Ich würde gern über eine Anpassung meines Gehalts sprechen, orientiert an meiner aktuellen Tätigkeitsgruppe."

Plane für dieses Gespräch nicht nur die Eröffnung, sondern auch mögliche Rückfragen. Deine Praxisleitung könnte fragen, wie du auf die genannte Zahl kommst, oder wissen wollen, welche Aufgaben du künftig noch zusätzlich übernehmen könntest. Bereite dich darauf vor, kurz und ruhig zu antworten, statt aus der Fassung zu geraten. Es hilft, sich vorher ein oder zwei mögliche Gegenfragen zu überlegen und passende Antworten dazu zu notieren.

Vermeide Formulierungen, die wie ein Ultimatum klingen, auch wenn du innerlich unter Druck stehst. Sätze wie "sonst kündige ich" verändern die Gesprächsdynamik oft zum Schlechteren, selbst wenn sie stimmen. Besser ist es, die eigene Position ruhig und bestimmt zu vertreten, ohne sie mit einer Drohung zu verknüpfen. Auch Körpersprache und Tonfall spielen eine Rolle: Ein ruhiger, freundlicher, aber klarer Ton wirkt überzeugender als ein nervöses Herunterrasseln von Argumenten.

Wenn die Antwort erst einmal Nein ist

Nicht jedes Gespräch endet mit einer sofortigen Zusage. Das ist kein Grund, das Thema fallen zu lassen. Frag konkret nach, woran es liegt: an der wirtschaftlichen Situation der Praxis, an fehlenden Argumenten oder an einem ungünstigen Zeitpunkt. Aus der Antwort ergibt sich oft ein nächster Schritt, etwa ein neuer Gesprächstermin in einigen Monaten oder eine Vereinbarung, welche Fortbildung oder welches Aufgabengebiet zu einer höheren Einstufung führen könnte.

Manchmal zeigt sich in dieser Rückfrage auch, dass die Praxisleitung grundsätzlich offen ist, aber gerade eine andere Priorität hat, etwa eine anstehende Investition in neue Praxisräume oder Geräte. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, gemeinsam einen konkreten späteren Zeitpunkt festzulegen, statt das Thema unbestimmt in der Luft hängen zu lassen. Ein Satz wie "Lass uns das Thema im Herbst noch einmal aufgreifen, wenn die neue Planung steht" gibt beiden Seiten Orientierung.

Halte fest, was besprochen wurde, am besten schriftlich per E-Mail als kurze Zusammenfassung. Das schützt dich davor, dass Zusagen später in Vergessenheit geraten, und gibt dir eine klare Grundlage für das nächste Gespräch. Auch wenn es sich zunächst ungewohnt anfühlt, ein solches Gespräch schriftlich nachzuhalten: Es ist keine Misstrauensbekundung, sondern ganz normale Absicherung für beide Seiten.

Bewegt sich über mehrere Anläufe hinweg nichts, obwohl deine Argumente nachvollziehbar sind, ist ein Blick auf andere Praxen eine legitime Option. Auf Plattformen wie den MFA- und ZFA-Jobs siehst du, wie andere Praxen Stellen und Aufgabenbereiche beschreiben. Das gibt dir einen zusätzlichen Vergleichsmaßstab und hilft dir einzuschätzen, ob deine aktuelle Praxis im Branchenvergleich noch mithalten kann.

Was du aus dem Gespräch mitnehmen solltest

Verstehe jedes Gehaltsgespräch als Teil eines längeren Prozesses, unabhängig vom konkreten Ausgang. Deine Tätigkeitsgruppe und deine Berufsjahre verändern sich weiter, ebenso deine Fortbildungen und Aufgaben. Es ist normal, dass ein Gespräch nicht sofort zum gewünschten Ergebnis führt. Trotzdem schärft jedes Gespräch dein eigenes Bild davon, was du leistest und was du dafür verlangen kannst.

Nutze die Zeit nach dem Gespräch auch dafür, gezielt an den Punkten zu arbeiten, die im Gespräch als Argument gefehlt haben. Wurde dir gesagt, dass eine bestimmte Fortbildung oder ein zusätzliches Aufgabengebiet den Ausschlag geben könnte, kannst du dir konkret vornehmen, diesen Schritt in den nächsten Monaten anzugehen. So wird aus einem einzelnen Gespräch ein nachvollziehbarer Weg mit klaren nächsten Schritten, statt eines einmaligen Versuchs, der im Sand verläuft.

Willst du regelmäßig prüfen, wo du tariflich stehst, hilft dir der Gehaltsrechner dabei, unabhängig von einem konkreten Gesprächstermin. Denkst du grundsätzlich über einen Wechsel nach, findest du weitere Beiträge rund um Bewerbung und Gehalt im Jobs-Ratgeber von luna.